تعدّد العملات في كيرا — أجّر وصُن وأنفق بأي عملة، وتبقى حساباتك مضبوطة

المشكلة: عملة واحدة لا تكفي

في الأنظمة التقليدية، لشركتك عملة واحدة، وكل مبلغ يُكتب بها مهما كانت العملة الحقيقية للعملية. يبدو هذا بسيطاً حتى تدخل أول عملية بعملة أخرى: دفعة عميل بالدولار، فاتورة ورشة بعملة الفرع الخارجي، أو مصروف يومي نُقد بعملة مختلفة. عندها يلجأ الموظف إلى التحويل يدوياً بسعر يخمّنه، ويكتب الرقم المحوَّل فقط.

هذه الطريقة تورث ثلاث مشاكل: سعر صرف يختلف من موظف لآخر ومن يوم لآخر، ومبلغ أصلي يضيع فلا تعرف لاحقاً كم استلمت فعلاً بالعملة الحقيقية، ورصيد صندوق لا يطابق ما في البنك أو الدرج. النتيجة أرقام لا تصلح لقرار ولا لمراجعة.

صندوق لكل عملة — والموظف لا يختار عملة

أساس الميزة بسيط: كل صندوق نقدي أو حساب بنكي في كيرا تكون له عملته الخاصة. صندوق بالريال، آخر بالدولار، ثالث بعملة فرعك الخارجي. حين يسجّل الموظف عملية ويختار الصندوق، يسجّل كيرا المبلغ تلقائياً بعملة ذلك الصندوق — دون أن يكتب الموظف أي عملة أو يجري أي تحويل.

• لا حقل «عملة» يملؤه الموظف، ولا احتمال لاختيار العملة الخطأ — العملة تأتي من الصندوق نفسه.
• يُحفظ المبلغ الأصلي كما استُلم بالضبط، فلا يضيع كم دفع العميل فعلاً.
• تحدّد عملات شركتك وأسعار صرفها مرة واحدة من الإعدادات، ويطبّقها النظام في كل عملية لاحقاً.

التأجير والصيانة والمصاريف بعملتها الحقيقية

الميزة لا تقتصر على خانة واحدة؛ تمتد عبر عملياتك اليومية الثلاث التي تلمس المال:

• دفعات التأجير: يدفع العميل بالعملة التي يدفع بها فعلاً، وتُسجَّل الدفعة بعملة الصندوق الذي استلمها.
• الصيانة: فاتورة الورشة تُسجَّل بعملتها، مربوطةً بالسيارة — فتعرف تكلفة صيانة كل سيارة بعملتها الصحيحة.
• المصاريف اليومية: كل مصروف تُنفقه من صندوق بعملة معيّنة يُسجَّل بتلك العملة مباشرة.

وفي كل عملية يحتفظ كيرا بشيئين معاً: المبلغ الأصلي بعملته الحقيقية لتوثيق ما جرى فعلاً، وما يعادله بعملة شركتك الأساسية لتوحيد التقارير. وإذا نشأ عن إغلاق عقدٍ بالصرف فرقٌ ضئيل كسور العملة، يعالجه النظام تلقائياً فلا يبقى العقد «ناقصاً» ببضع هللات بسبب تقريب سعر الصرف. وعند ردّ مبلغ زائد لعميل، يُردّ بالعملة التي دُفع بها — لا بعملة أخرى يُحسب لها سعر من جديد.

صورة موحّدة بعملتك الأساسية — وكل صندوق مضبوط

قد تظن أن تعدّد العملات يعني فوضى في التقارير — والعكس هو الصحيح هنا. تبقى لشركتك عملة أساسية واحدة تُجمع بها كل تقاريرك، فترى وضعك المالي الكلّي برقم واحد مفهوم. وفي الوقت نفسه يُعرض كل صندوق برصيده الحقيقي بعملته — فصندوق الدولار يوازن بالدولار، وصندوق الريال بالريال — إلى جانب معادله بعملتك الأساسية.

هكذا تجيب عن السؤالين معاً دون تناقض: «كم يملك هذا الصندوق فعلاً بعملته؟» و«ما إجمالي وضع شركتي بعملتي الأساسية؟». ولأن المعادل يُحسب من سعر الصرف الذي حدّدته أنت وبتاريخه، تبقى الأرقام قابلة للمراجعة والتفسير، لا تقديرات.

تجربة واحدة على النظام وتطبيق الموبايل

أكثر مكاتب التأجير تُدخل العقود والمصاريف من تطبيق الموبايل بقدر ما تُدخلها من النظام — لذلك بُنيت الميزة لتعمل بالطريقة نفسها تماماً على الاثنين. الموظف في المكتب أو في الميدان يفتح تطبيق كيرا للشركات، يختار الصندوق، ويُدخل المبلغ — فتُسجَّل العملية بعملة الصندوق تماماً كما لو أدخلها على dash.

• ما يُدخَل على الموبايل يطابق ما يظهر على النظام — لا إعادة إدخال ولا اختلاف بين الجهازين.
• لا تدريب إضافي: القاعدة واحدة — اختر الصندوق، أدخِل المبلغ، والعملة تتولّاها كيرا.
• العقد الذي سُجّلت دفعته بعملة أجنبية يبقى قابلاً للتعديل من التطبيق، ويعرض المدفوع والمتبقّي بوضوح.

لمن هذه الميزة، وكيف تفعّلها؟

تعدّد العملات مفيد تحديداً لـ:

• شركة لها فرع أو نشاط في أكثر من بلد وبأكثر من عملة.
• مكتب يخدم سيّاحاً ووافدين يدفعون بعملات مختلفة.
• شركة تتعامل مع موردين أو حسابات بنكية بعملات غير عملتها الأساسية.

وتفعيلها بيدك بالكامل: من إعدادات العملات في حساب شركتك، شغّل الميزة وأضِف العملات التي تتعامل بها وأسعار صرفها، ثم أنشئ أو عيّن عملةً لكل صندوق. لا تحتاج لتفعيل من أحد، وتبقى عملتك الأساسية كما هي دون أي تغيير على بياناتك القائمة. وتتكامل الميزة طبيعياً مع محاسبة كيرا وتقاريرها، فتعرف أكثر عن كيف يبني كيرا دفاترك من عملياتك نفسها.