إدارة ورش الصيانة والموردين — أَوقِف الفوضى واعرف بالضبط كم تدين لكلّ ورشة

الفوضى الخفيّة في حسابات الورش

المشكلة لا تظهر مع ورشتين أو ثلاث؛ تظهر حين يبدأ أسطولك في النموّ ويتفرّق العمل بين ورشة الميكانيكا وورشة الحدّاد والكهربائي وموردي قطع الغيار. تنشأ سلسلة من الأسئلة المؤلمة:

• كم سيارة لنا الآن في ورشة «النصر»؟ ومتى ستخرج؟
• كم دفعنا لـ«الإتحاد» هذا الشهر؟ وكم تبقّى عليهم؟
• هل دفعنا فعلاً فاتورة سيارة الكامري التي صُلّحت الأسبوع الماضي؟ من سجّلها؟
• أين كشف الحساب الذي طلبه المدير لاجتماع الغد مع ورشة «العناية»؟

تُدار هذه الحسابات عادةً بدفتر منفصل أو ملفّ إكسل أو -أسوأ- بذاكرة المحاسب. النتيجة: مدفوعات مزدوجة، مستحقّات منسيّة، وخلافات مع شركاء العمل تستهلك وقتاً وثقة.

الميزة الجديدة: لوحة موحّدة للورش والموردين

أضاف كيرا موديولاً جديداً ضمن قائمة الصيانة: الورش والموردين. وحدة واحدة تُدير ثلاث أنواع: ورش الصيانة، وموردي قطع الغيار، وأخرى (تأمينات، خدمات، …). لكلّ ورشة/مورّد ملف خاص يضمّ:

• الهوية والاتصال: الاسم، نوع المورّد، رقم الواتساب، العنوان، الملاحظات.
• حساب جارٍ: الإجمالي المُحرَّر، المدفوع، والمتبقّي — لحظياً.
• السيارات الموجودة عنده الآن مع الحالة (قيد التشخيص / قيد الإصلاح).
• سجلّ كامل لعمليات الصيانة التي مرّت عبره — بتفاصيلها وحالتها المالية.

والأهمّ: لا حاجة لإعادة إدخال أي شيء. كلّ هذه الأرقام تُحسب من عمليات الصيانة التي يسجّلها فريقك أصلاً، فلا ازدواجية ولا فرصة للخطأ البشري.

رصيد لحظي لكلّ ورشة — بدون إدخال يدوي

القرار التصميمي الأهمّ في هذه الميزة: عمليّة الصيانة هي المصدر الوحيد للحقيقة. حين ينشئ فنّيّك أمر صيانة لسيارة لدى ورشة معيّنة، يدخل التكلفة وحالة الدفع — هذا كلّ شيء. كيرا يجمع لك تلقائياً:

• إجمالي ما طُلب من الورشة = مجموع تكاليف عمليّات الصيانة المرتبطة بها.
• المدفوع = مجموع العمليات التي حالتها «مدفوعة» — لا «دفعات» منفصلة تحتاج تذكّرها.
• المتبقّي = الفرق بينهما. هذا الرقم هو ما تحتاجه فعلاً قبل أيّ اجتماع أو تسوية.

سياراتي في الورشة الآن

الإدارة لا تحتاج تاريخ السيارات فحسب؛ تحتاج معرفة أين هي الآن. كلّ صفحة مورّد تعرض شريطاً عُلويّاً للسيارات الموجودة عنده حالياً (التي حالة صيانتها «بانتظار» أو «قيد الإصلاح»). وعلى صفحة القائمة العامّة، لوحة مؤشّرات تجمع:

• عدد الورش والموردين النشطين.
• عدد السيارات الموجودة في الورش الآن.
• إجمالي المتبقّي — كم تدين لكلّ الورش مجتمعةً (مع تجميع منفصل لكلّ عملة).

هذا يحوّل اجتماع الإدارة من «خمن وقدّر» إلى قرار مبني على أرقام لحظية.

حسابات منفصلة لكلّ عملة

قد تتعامل مع ورشة في عُمان بالريال العُماني ومورّد قطع غيار في الإمارات بالدرهم. كيرا يحسب رصيد كلّ ورشة بعملتها الأصلية ولا يجمع عملات مختلفة في رقم واحد مضلِّل — كلّ كشف حساب مستقلّ ودقيق.

ابدأ مع كيرا

الورش والموردون ليست أداة منفصلة، بل جزء من منصّة كيرا المتكاملة لإدارة تأجير السيارات: العقود، الأسطول، الصيانة، المحاسبة، التتبّع، وحسابات المستثمرين — كلها مترابطة. تُدخل عملية الصيانة مرّة واحدة، فيظهر تأثيرها في حساب الورشة، في مديونيّات الشركة، وفي تقرير المستثمر صاحب السيارة. تعرّف أيضاً على المميزات الأساسية لأنظمة تأجير السيارات أو كيرا لمكاتب التأجير.